Consilierii de etică

în proiectul ETICA - Eficiență, Transparență și Interes pentru Conduita din Administrație, cod SIPOCA 63, cod SMIS 119741

!Atenție: acest document conține informații importante cu privire la organizarea întâlnirilor față-în-față din cadrul comunităților de practică, care vă vor fi utile pe perioada desfășurării acestora. Vă rugăm să îl parcurgeți până la final, iar în cazul în care aveți întrebări, vă rugăm să ne contactați la datele de contact de mai jos.

1. Desfășurarea sesiunilor de formare

Cele 3 comunităţi de practică formate în cadrul programelor de formare în domeniul eticii organizate prin proiect, se vor întâlni în cadrul a câte 3 ateliere de lucru (în total 9 evenimente, cu durate de o zi fiecare), împreună cu formatorii, cu scopul de a împărtăşi experienţele, problemele identificate şi bunele practici din cadrul comunităților de practică online.

Comunitatea de practică de la nivelul autorităţilor publice centrale (inclusiv instituţiilor deconcentrate), ETICA Central va avea 3 întâlniri la Hotel Rin Central, București, în datele de:

□    20.01.2020

□    10.02.2020

□    09.03.2020

Comunitatea de practică de la nivelul autorităţilor publice judeţene – ETICA Județean va avea 3 întâlniri la Hotel Palace Sinaia, în datele de:

□    20.01.2020

□    10.02.2020

□    09.03.2020

Comunitatea de practică de la nivelul autorităţilor publice municipale, orăşeneşti şi comunale ETICA Local va avea 3 întâlniri la Hotel Rozmarin, Predeal în datele de:

□    20.01.2020

□    10.02.2020

□    09.03.2020

Întâlnirile fată-în-față durează câte 1 zi fiecare (lunea), iar cazarea se face în seara anterioară (duminica).  Prezența participanților este obligatorie, conform agendei agreate de către furnizorul de formare cu Agenția Națională a Funcționarilor Publici.

Membrii comunităților de practică vor trebui să participe la minimum 2 întâlniri fată-în-față și la maximum 3, în limita bugetului disponibil. Este estimată o participare de 50 de persoane / întâlnire / comunitate.

Fiecare participant are obligația de a semna:

• lista de prezență
• lista diseminare a materialelor promoționale
• lista pentru serviciile de masă

2. Informații privind cazarea și masa

Cazarea se face la Hotelurile Rozmarin din Predeal (Bdul. Mihail Saulescu 159, Predeal) sau la Hotelul Palace din Sinaia (Strada Octavian Goga, Sinaia) pentru comunitatea ETICA Județean și comunitatea ETICA Local și Hotelul Rin Central (Strada Traian nr. 55 A, Sectorul 3, București) pentru comunitatea ETICA Central, conform descrierii de mai sus.

Participanții vor avea cazarea asigurată începând cu ziua anterioară datei de începere a fiecărei întâlniri, respectiv check-in duminica și check-out luni.

Cazarea este în regim single, conform Hotărârii de Guvern 714/2018, începând cu ora 15:00. Mic-dejunul este asigurat doar pentru persoanele cazate, în restaurantul din incinta hotelului.Participanții vor avea asigurate cina în seara de duminică și prânzul luni, servite conform agendei. Informațiile privind orele de servire a meselor pot fi obținute de la organizatorul de curs și de la recepția hotelului.

Orice anulare parțială sau totală a serviciilor de cazare și masă va fi facută în scris/prin email organizatorilor la adresa gabriela.ivanciu@avangarde-events.ro, cu cel putin 3 zile înainte de data cazării,  în caz contrar participantul va suporta integral valoarea serviciilor comandate și neutilizate.

Persoana care, din motive întemeiate, a solicitat anularea serviciilor de cazare și masă în termenul indicat mai sus, va fi reprogramată la o întâlnire ulterioară, în limita locurilor rămase disponibile și a întâlnirilor.

!Atenție: În situaţiile confirmării participării și neanulării în cele 3 zile, a reprogramării întâlnirii (în cazul în care nu s-a putut participa la cea la care participantul s-a înscris inițial) și neprezentării la întâlnirea reprogramată, precum și în situația neprezentării la nicio întâlnire, atât participantul, cât şi instituţia angajatoare îşi asumă achitarea contravalorii tuturor cheltuielilor (cazare, masă, formare) susţinute de ANFP prin proiectul mai sus menţionat.

În cazul în care se dorește un supliment pentru cameră dublă, respectiv cazarea în cameră dublă împreună cu un însoțitor care nu participă la întâlnirea de lucru, vă rugăm să anunțați organizatorii în momentul confirmării participării, folosind datele de contact de mai jos. Însoțitorul va suporta individual cheltuielile de masă și cazare, acestea fiind achitate direct către unitatea hotelieră, la recepție. Suplimentele se achită la recepție, la momentul check-in-ului!

Orice anulare parțială sau totală a serviciilor de cazare și masă pentru însoțitor va fi făcută în scris/prin email organizatorilor la adresa gabriela.ivanciu@avangarde-events.ro, cu cel putin 3 zile înainte de data cazării,  în caz contrar însoțitorul (sau participantul) va suporta integral valoarea serviciilor comandate și neutilizate.

Orice consumație adițională, inclusiv consumația de la mini-bar nu este asigurată și se va achita individual de către participanți și achitate în momentul plecării, la recepția hotelului. Camerele se eliberează în ziua plecării până la ora 12:00. Bagajele vor putea fi depozitate într-un spațiu special amenajat al hotelului, cu acces securizat, până la finalizarea întâlnirii de lucru. 

3. Decontarea transportului și completarea ordinului de deplasare – vă rugăm sa citiți cu atenție!

Decontarea costurilor de transport va fi asigurată direct de către SC Avangarde Business Group SRL, care va centraliza documentele (în original) aferente decontului de transport intern al participanților.

Conform legislației în vigoare, Hotărârea Guvernului nr. 714 /2018, intrată în vigoare la 1 ianuarie 2019, vă rugăm să aveți în vedere că sunt eligibile spre decontare următoarele tipuri de cheltuieli aferente transportului participanților:

Costurile de transport sunt suportate din proiect conform documentelor justificative în limita a 214,20 lei cu TVA/ persoană (180 lei fără TVA/ persoană).

Asigurarea serviciilor de cazare și decontarea cheltuielilor de transport se realizează în baza ordinului de deplasare completat corect (din ziua sosirii, inclusiv ziua de duminică pentru persoanele cazate, până în ziua plecării, inclusiv), semnat și ștampilat (atât la locul de plecare, cât și la locul de sosire), având număr de înregistrare de la instituția emitentă, în care sunt menționate atât localitatea de plecare, cât și orașul–destinație, scopul deplasării (de ex. participare la întâlnirea fată-înfată din cadrul comunității de practică ETICA Județean) și mijlocul de transport (pentru transport auto se solicită și numărul de înmatriculare al autovehiculului).

Decontul transportului dus-întors pe ruta localitatea în care își are sediul instituția de unde provine participantul  – Predeal /Sinaia/  București se va realiza conform normelor legale în vigoare – H.G. nr. 714/2018, în baza ordinului de deplasare completat, dar și în baza documentelor justificative de transport prezentate în original:

• Pentru transportul cu autoturismul:
  • bon/bonuri taxe autostradă
  • bon/bonuri taxe de trecere a podurilor bac
  • bon/bonuri fiscale de combustibil
  • bon fiscal, pe care să fie trecut CUI: RO32128882

Atenție! Bonul de combustibil atașat decontului trebuie să fie emis la o stație de carburant din localitatea de domiciliu sau de pe traseul dintre aceasta și localitatea de desfășurare a evenimentului.

Bonurile pentru combustibil, aferente drumului retur (dacă primul bon nu acoperă cantitatea de combustibil aferentă drumului retur) vor putea fi trimise prin poștă/curier către SC Avangarde Business Group SRL în maximum 3 zile lucrătoare de la finalizarea evenimentului, data poștei și vor putea fi emise doar în ziua întoarcerii de la eveniment.

Nu se admit la decontare cheltuielile de transport pentru înapoiere, în cazul în care persoana, după terminarea activității, a rămas să își efectueze concediul de odihnă sau datorită altor cauze.

Bonul fiscal și factura (dacă este cazul) care atestă alimentarea cu combustibil trebuie să emise pe perioada deplasării trecută pe ordinul de deplasare (cu alimentare de pe traseul parcurs de participant din localitatea în care își are sediul instituția până la destinație).

Metoda de calcul pentru transport auto: 7,5 % consum x distanța cea mai scurtă calculată prin www.distanta.ro  x 2 ( dus-întors) x prețul carburantului de pe bonul emis în perioada deplasării (dacă sunt mai mult de 2 bonuri, se va lua în calcul primul preț în ordine cronologică). Se va deconta suma care reiese din calcul și care este acoperită de bonurile de carburant depuse în limita bugetului disponibil / participant.

• Pentru transportul cu autobuzul / cu trenul:
  • bilete/tichete de călătorie (în condiţiile şi în plafoanele prevăzute de dispoziţiile legale în vigoare);

Metoda de calcul pentru bonuri mijloace de transport în comun: se decontează suma înscrisă pe biletul/bonul orginal (biletele de întoarcere vor fi transmise ulterior prin poștă în termen de maximum trei zile lucrătoare de la încheierea evenimentului).

Se decontează transportul cu orice fel de tren, dupa tariful clasei a II-a, pe distanțe mai mici de 300 km și dupa tariful clasei I, pe distante mai mari de 300 km.

Lista documentelor justificative care trebuie predate la recepția evenimentului, în locurile marcate la loc vizibil cu inscripția Decont transport participanți, se completează cu:

• copie act de identitate
• ordin de deplasare completat, în original, semnat și ștampilat de instituția din care provine participantul și de unitatea hotelieră (completat cu data și ora de sosire și plecare în/din unitatea hotelieră), având nr. de înregistrare de la instituția care l-a eliberat, conform instrucțiunilor de completare de mai sus. 

!În cazul în care participanții sunt nevoiți să prezinte la entitatea de care aparțin ordinul de deplasare ștampilat de hotel/ unitatea de cazare, aceștia sunt rugați să vină cu 2 ordine de deplasare, pentru ca unul în original să rămână atașat la decontul de transport.

• bon/bonuri fiscale de combustibil emise pe perioada deplasării trecută pe ordinul de deplasare (cu alimentare de pe traseul parcurs de participant din localitatea în care își are sediul entitatea până la destinație), pe care SC Avangarde Business Group SRL va înscrie numărul mașinii și numele persoanei care solicita decontul – conform H.G. nr. 714/2018; pe bon trebuie să fie trecut CUI: RO32128882
• bilet tren/autobuz sau alte documente, în original, după caz, emise pe perioada deplasării
• copie bilete tren/autobuz de întoarcere (dacă este cazul)
• formular decont completat, model anexat

Modul de colectare/transmitere a documentelor aferente costurilor de transport și rambursarea acestora:

Documentele de transport în original și complete vor fi transmise, în termen de trei zile de la finalizarea sesiunii de consultare, prin poștă/curier la sediul SC Avangarde Business Group SRL, RO32128882, J40/10109/2013, Adresa: Str. Episcop Chesarie, nr. 22, Sector 4, Bucuresti, cu mențiunea pe plic „Numele participantului, Decont ANFP, perioada de desfasurare a evenimentului” și scanat la adresa de e-mail: gabriela.ivanciu@avangarde-events.ro.

Decontarea cheltuielilor se va face în sistem ramburs, în contul bancar menționat de participant în Formularul de decont. Decontarea se va face în termen de 10 zile lucrătoare de la primirea documentelor de la dvs./finalizarea evenimentului, așa cum sunt acestea prezentate mai sus (vor fi deci virate, cumulat, sumele aferente transportului dus-întors). Pentru participanţii care realizează deplasarea cu mijloace auto, decontarea se va realiza în termen de maximum 10 zile lucrătoare de la data primirii ultimului document justificativ, prin virament bancar. Nu se va realiza plata decontului cash sau prin mandat poștal.

Nerespectarea prevederilor din procedura mai sus detaliată determină neeligibilitatea cheltuielilor, fapt pentru care sumele solicitate nu vor putea fi decontate!

Detalii suplimentare privind participarea și informațiile logistice puteți solicita la adresa de e-mail  gabriela.ivanciu@avangarde-events.ro.

Vă mulțumim pentru timpul acordat citirii acestui material informativ!

personal;

-      cheltuielile de transport, în cazul în care solicitantul întrerupe participarea la eveniment din cauza unor interese personale;

-      cheltuielile de transport în interiorul localităților, în România.

Pentru decontarea transportului cu autoturismul proprietate personală, participanții vor avea grijă să anexeze, alături de formularul de decont și ordinul de deplasare:

 Copie buletin/carte de identitate semnată pentru conformitatea cu originalul;

 Bonul fiscal și factura (dacă este cazul) care atestă alimentarea cu combustibil sau bonul fiscal cu ștampila furnizorului și numărul mașinii trecute pe spate;

INFORMAȚII PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR ȘI ASPECTE LOGISTICE

privind întâlnirile față-în-față din cadrul comunităților de practică în domeniul eticii

pentru consilieri de etică (M1) și potențiali consilieri de etică selectați (M2)

în proiectul ETICA - Eficiență, Transparență și Interes pentru Conduita din Administrație, cod SIPOCA 63, cod SMIS 119741

!Atenție: acest document conține informații importante cu privire la organizarea întâlnirilor față-în-față din cadrul comunităților de practică, care vă vor fi utile pe perioada desfășurării acestora. Vă rugăm să îl parcurgeți până la final, iar în cazul în care aveți întrebări, vă rugăm să ne contactați la datele de contact de mai jos.

1. Desfășurarea sesiunilor de formare

Cele 3 comunităţi de practică formate în cadrul programelor de formare în domeniul eticii organizate prin proiect, se vor întâlni în cadrul a câte 3 ateliere de lucru (în total 9 evenimente, cu durate de o zi fiecare), împreună cu formatorii, cu scopul de a împărtăşi experienţele, problemele identificate şi bunele practici din cadrul comunităților de practică online.

Comunitatea de practică de la nivelul autorităţilor publice centrale (inclusiv instituţiilor deconcentrate), ETICA Central va avea 3 întâlniri la Hotel Rin Central, București, în datele de:

□    20.01.2020

□    10.02.2020

□    09.03.2020

Comunitatea de practică de la nivelul autorităţilor publice judeţene – ETICA Județean va avea 3 întâlniri la Hotel Palace Sinaia, în datele de:

□    20.01.2020

□    10.02.2020

□    09.03.2020

Comunitatea de practică de la nivelul autorităţilor publice municipale, orăşeneşti şi comunale ETICA Local va avea 3 întâlniri la Hotel Rozmarin, Predeal în datele de:

□    20.01.2020

□    10.02.2020

□    09.03.2020

Întâlnirile fată-în-față durează câte 1 zi fiecare (lunea), iar cazarea se face în seara anterioară (duminica).  Prezența participanților este obligatorie, conform agendei agreate de către furnizorul de formare cu Agenția Națională a Funcționarilor Publici.

Membrii comunităților de practică vor trebui să participe la minimum 2 întâlniri fată-în-față și la maximum 3, în limita bugetului disponibil. Este estimată o participare de 50 de persoane / întâlnire / comunitate.

Fiecare participant are obligația de a semna:

• lista de prezență
• lista diseminare a materialelor promoționale
• lista pentru serviciile de masă

2. Informații privind cazarea și masa

Cazarea se face la Hotelurile Rozmarin din Predeal (Bdul. Mihail Saulescu 159, Predeal) sau la Hotelul Palace din Sinaia (Strada Octavian Goga, Sinaia) pentru comunitatea ETICA Județean și comunitatea ETICA Local și Hotelul Rin Central (Strada Traian nr. 55 A, Sectorul 3, București) pentru comunitatea ETICA Central, conform descrierii de mai sus.

Participanții vor avea cazarea asigurată începând cu ziua anterioară datei de începere a fiecărei întâlniri, respectiv check-in duminica și check-out luni.

Cazarea este în regim single, conform Hotărârii de Guvern 714/2018, începând cu ora 15:00. Mic-dejunul este asigurat doar pentru persoanele cazate, în restaurantul din incinta hotelului.Participanții vor avea asigurate cina în seara de duminică și prânzul luni, servite conform agendei. Informațiile privind orele de servire a meselor pot fi obținute de la organizatorul de curs și de la recepția hotelului.

Orice anulare parțială sau totală a serviciilor de cazare și masă va fi facută în scris/prin email organizatorilor la adresa gabriela.ivanciu@avangarde-events.ro, cu cel putin 3 zile înainte de data cazării,  în caz contrar participantul va suporta integral valoarea serviciilor comandate și neutilizate.

Persoana care, din motive întemeiate, a solicitat anularea serviciilor de cazare și masă în termenul indicat mai sus, va fi reprogramată la o întâlnire ulterioară, în limita locurilor rămase disponibile și a întâlnirilor.

!Atenție: În situaţiile confirmării participării și neanulării în cele 3 zile, a reprogramării întâlnirii (în cazul în care nu s-a putut participa la cea la care participantul s-a înscris inițial) și neprezentării la întâlnirea reprogramată, precum și în situația neprezentării la nicio întâlnire, atât participantul, cât şi instituţia angajatoare îşi asumă achitarea contravalorii tuturor cheltuielilor (cazare, masă, formare) susţinute de ANFP prin proiectul mai sus menţionat.

În cazul în care se dorește un supliment pentru cameră dublă, respectiv cazarea în cameră dublă împreună cu un însoțitor care nu participă la întâlnirea de lucru, vă rugăm să anunțați organizatorii în momentul confirmării participării, folosind datele de contact de mai jos. Însoțitorul va suporta individual cheltuielile de masă și cazare, acestea fiind achitate direct către unitatea hotelieră, la recepție. Suplimentele se achită la recepție, la momentul check-in-ului!

Orice anulare parțială sau totală a serviciilor de cazare și masă pentru însoțitor va fi făcută în scris/prin email organizatorilor la adresa gabriela.ivanciu@avangarde-events.ro, cu cel putin 3 zile înainte de data cazării,  în caz contrar însoțitorul (sau participantul) va suporta integral valoarea serviciilor comandate și neutilizate.

Orice consumație adițională, inclusiv consumația de la mini-bar nu este asigurată și se va achita individual de către participanți și achitate în momentul plecării, la recepția hotelului. Camerele se eliberează în ziua plecării până la ora 12:00. Bagajele vor putea fi depozitate într-un spațiu special amenajat al hotelului, cu acces securizat, până la finalizarea întâlnirii de lucru. 

3. Decontarea transportului și completarea ordinului de deplasare – vă rugăm sa citiți cu atenție!

Decontarea costurilor de transport va fi asigurată direct de către SC Avangarde Business Group SRL, care va centraliza documentele (în original) aferente decontului de transport intern al participanților.

Conform legislației în vigoare, Hotărârea Guvernului nr. 714 /2018, intrată în vigoare la 1 ianuarie 2019, vă rugăm să aveți în vedere că sunt eligibile spre decontare următoarele tipuri de cheltuieli aferente transportului participanților:

Costurile de transport sunt suportate din proiect conform documentelor justificative în limita a 214,20 lei cu TVA/ persoană (180 lei fără TVA/ persoană).

Asigurarea serviciilor de cazare și decontarea cheltuielilor de transport se realizează în baza ordinului de deplasare completat corect (din ziua sosirii, inclusiv ziua de duminică pentru persoanele cazate, până în ziua plecării, inclusiv), semnat și ștampilat (atât la locul de plecare, cât și la locul de sosire), având număr de înregistrare de la instituția emitentă, în care sunt menționate atât localitatea de plecare, cât și orașul–destinație, scopul deplasării (de ex. participare la întâlnirea fată-înfată din cadrul comunității de practică ETICA Județean) și mijlocul de transport (pentru transport auto se solicită și numărul de înmatriculare al autovehiculului).

Decontul transportului dus-întors pe ruta localitatea în care își are sediul instituția de unde provine participantul  – Predeal /Sinaia/  București se va realiza conform normelor legale în vigoare – H.G. nr. 714/2018, în baza ordinului de deplasare completat, dar și în baza documentelor justificative de transport prezentate în original:

• Pentru transportul cu autoturismul:
  • bon/bonuri taxe autostradă
  • bon/bonuri taxe de trecere a podurilor bac
  • bon/bonuri fiscale de combustibil
  • bon fiscal, pe care să fie trecut CUI: RO32128882

Atenție! Bonul de combustibil atașat decontului trebuie să fie emis la o stație de carburant din localitatea de domiciliu sau de pe traseul dintre aceasta și localitatea de desfășurare a evenimentului.

Bonurile pentru combustibil, aferente drumului retur (dacă primul bon nu acoperă cantitatea de combustibil aferentă drumului retur) vor putea fi trimise prin poștă/curier către SC Avangarde Business Group SRL în maximum 3 zile lucrătoare de la finalizarea evenimentului, data poștei și vor putea fi emise doar în ziua întoarcerii de la eveniment.

Nu se admit la decontare cheltuielile de transport pentru înapoiere, în cazul în care persoana, după terminarea activității, a rămas să își efectueze concediul de odihnă sau datorită altor cauze.

Bonul fiscal și factura (dacă este cazul) care atestă alimentarea cu combustibil trebuie să emise pe perioada deplasării trecută pe ordinul de deplasare (cu alimentare de pe traseul parcurs de participant din localitatea în care își are sediul instituția până la destinație).

Metoda de calcul pentru transport auto: 7,5 % consum x distanța cea mai scurtă calculată prin www.distanta.ro  x 2 ( dus-întors) x prețul carburantului de pe bonul emis în perioada deplasării (dacă sunt mai mult de 2 bonuri, se va lua în calcul primul preț în ordine cronologică). Se va deconta suma care reiese din calcul și care este acoperită de bonurile de carburant depuse în limita bugetului disponibil / participant.

• Pentru transportul cu autobuzul / cu trenul:
  • bilete/tichete de călătorie (în condiţiile şi în plafoanele prevăzute de dispoziţiile legale în vigoare);

Metoda de calcul pentru bonuri mijloace de transport în comun: se decontează suma înscrisă pe biletul/bonul orginal (biletele de întoarcere vor fi transmise ulterior prin poștă în termen de maximum trei zile lucrătoare de la încheierea evenimentului).

Se decontează transportul cu orice fel de tren, dupa tariful clasei a II-a, pe distanțe mai mici de 300 km și dupa tariful clasei I, pe distante mai mari de 300 km.

Lista documentelor justificative care trebuie predate la recepția evenimentului, în locurile marcate la loc vizibil cu inscripția Decont transport participanți, se completează cu:

• copie act de identitate
• ordin de deplasare completat, în original, semnat și ștampilat de instituția din care provine participantul și de unitatea hotelieră (completat cu data și ora de sosire și plecare în/din unitatea hotelieră), având nr. de înregistrare de la instituția care l-a eliberat, conform instrucțiunilor de completare de mai sus. 

!În cazul în care participanții sunt nevoiți să prezinte la entitatea de care aparțin ordinul de deplasare ștampilat de hotel/ unitatea de cazare, aceștia sunt rugați să vină cu 2 ordine de deplasare, pentru ca unul în original să rămână atașat la decontul de transport.

• bon/bonuri fiscale de combustibil emise pe perioada deplasării trecută pe ordinul de deplasare (cu alimentare de pe traseul parcurs de participant din localitatea în care își are sediul entitatea până la destinație), pe care SC Avangarde Business Group SRL va înscrie numărul mașinii și numele persoanei care solicita decontul – conform H.G. nr. 714/2018; pe bon trebuie să fie trecut CUI: RO32128882
• bilet tren/autobuz sau alte documente, în original, după caz, emise pe perioada deplasării
• copie bilete tren/autobuz de întoarcere (dacă este cazul)
• formular decont completat, model anexat

Modul de colectare/transmitere a documentelor aferente costurilor de transport și rambursarea acestora:

Documentele de transport în original și complete vor fi transmise, în termen de trei zile de la finalizarea sesiunii de consultare, prin poștă/curier la sediul SC Avangarde Business Group SRL, RO32128882, J40/10109/2013, Adresa: Str. Episcop Chesarie, nr. 22, Sector 4, Bucuresti, cu mențiunea pe plic „Numele participantului, Decont ANFP, perioada de desfasurare a evenimentului” și scanat la adresa de e-mail: gabriela.ivanciu@avangarde-events.ro.

Decontarea cheltuielilor se va face în sistem ramburs, în contul bancar menționat de participant în Formularul de decont. Decontarea se va face în termen de 10 zile lucrătoare de la primirea documentelor de la dvs./finalizarea evenimentului, așa cum sunt acestea prezentate mai sus (vor fi deci virate, cumulat, sumele aferente transportului dus-întors). Pentru participanţii care realizează deplasarea cu mijloace auto, decontarea se va realiza în termen de maximum 10 zile lucrătoare de la data primirii ultimului document justificativ, prin virament bancar. Nu se va realiza plata decontului cash sau prin mandat poștal.

Nerespectarea prevederilor din procedura mai sus detaliată determină neeligibilitatea cheltuielilor, fapt pentru care sumele solicitate nu vor putea fi decontate!

Detalii suplimentare privind participarea și informațiile logistice puteți solicita la adresa de e-mail  gabriela.ivanciu@avangarde-events.ro.

Vă mulțumim pentru timpul acordat citirii acestui material informativ!

personal;

-      cheltuielile de transport, în cazul în care solicitantul întrerupe participarea la eveniment din cauza unor interese personale;

-      cheltuielile de transport în interiorul localităților, în România.

Pentru decontarea transportului cu autoturismul proprietate personală, participanții vor avea grijă să anexeze, alături de formularul de decont și ordinul de deplasare:

 Copie buletin/carte de identitate semnată pentru conformitatea cu originalul;

 Bonul fiscal și factura (dacă este cazul) care atestă alimentarea cu combustibil sau bonul fiscal cu ștampila furnizorului și numărul mașinii trecute pe spate;

INFORMAȚII PRIVIND DECONTAREA CHELTUIELILOR ȘI ASPECTE LOGISTICE

privind întâlnirile față-în-față din cadrul comunităților de practică în domeniul eticii

pentru consilieri de etică (M1) și potențiali consilieri de etică selectați (M2)

în proiectul ETICA - Eficiență, Transparență și Interes pentru Conduita din Administrație, cod SIPOCA 63, cod SMIS 119741

!Atenție: acest document conține informații importante cu privire la organizarea întâlnirilor față-în-față din cadrul comunităților de practică, care vă vor fi utile pe perioada desfășurării acestora. Vă rugăm să îl parcurgeți până la final, iar în cazul în care aveți întrebări, vă rugăm să ne contactați la datele de contact de mai jos.

1. Desfășurarea sesiunilor de formare

Cele 3 comunităţi de practică formate în cadrul programelor de formare în domeniul eticii organizate prin proiect, se vor întâlni în cadrul a câte 3 ateliere de lucru (în total 9 evenimente, cu durate de o zi fiecare), împreună cu formatorii, cu scopul de a împărtăşi experienţele, problemele identificate şi bunele practici din cadrul comunităților de practică online.

Comunitatea de practică de la nivelul autorităţilor publice centrale (inclusiv instituţiilor deconcentrate), ETICA Central va avea 3 întâlniri la Hotel Rin Central, București, în datele de:

□    20.01.2020

□    10.02.2020

□    09.03.2020

Comunitatea de practică de la nivelul autorităţilor publice judeţene – ETICA Județean va avea 3 întâlniri la Hotel Palace Sinaia, în datele de:

□    20.01.2020

□    10.02.2020

□    09.03.2020

Comunitatea de practică de la nivelul autorităţilor publice municipale, orăşeneşti şi comunale ETICA Local va avea 3 întâlniri la Hotel Rozmarin, Predeal în datele de:

□    20.01.2020

□    10.02.2020

□    09.03.2020

Întâlnirile fată-în-față durează câte 1 zi fiecare (lunea), iar cazarea se face în seara anterioară (duminica).  Prezența participanților este obligatorie, conform agendei agreate de către furnizorul de formare cu Agenția Națională a Funcționarilor Publici.

Membrii comunităților de practică vor trebui să participe la minimum 2 întâlniri fată-în-față și la maximum 3, în limita bugetului disponibil. Este estimată o participare de 50 de persoane / întâlnire / comunitate.

Fiecare participant are obligația de a semna:

• lista de prezență
• lista diseminare a materialelor promoționale
• lista pentru serviciile de masă

2. Informații privind cazarea și masa

Cazarea se face la Hotelurile Rozmarin din Predeal (Bdul. Mihail Saulescu 159, Predeal) sau la Hotelul Palace din Sinaia (Strada Octavian Goga, Sinaia) pentru comunitatea ETICA Județean și comunitatea ETICA Local și Hotelul Rin Central (Strada Traian nr. 55 A, Sectorul 3, București) pentru comunitatea ETICA Central, conform descrierii de mai sus.

Participanții vor avea cazarea asigurată începând cu ziua anterioară datei de începere a fiecărei întâlniri, respectiv check-in duminica și check-out luni.

Cazarea este în regim single, conform Hotărârii de Guvern 714/2018, începând cu ora 15:00. Mic-dejunul este asigurat doar pentru persoanele cazate, în restaurantul din incinta hotelului.Participanții vor avea asigurate cina în seara de duminică și prânzul luni, servite conform agendei. Informațiile privind orele de servire a meselor pot fi obținute de la organizatorul de curs și de la recepția hotelului.

Orice anulare parțială sau totală a serviciilor de cazare și masă va fi facută în scris/prin email organizatorilor la adresa gabriela.ivanciu@avangarde-events.ro, cu cel putin 3 zile înainte de data cazării,  în caz contrar participantul va suporta integral valoarea serviciilor comandate și neutilizate.

Persoana care, din motive întemeiate, a solicitat anularea serviciilor de cazare și masă în termenul indicat mai sus, va fi reprogramată la o întâlnire ulterioară, în limita locurilor rămase disponibile și a întâlnirilor.

!Atenție: În situaţiile confirmării participării și neanulării în cele 3 zile, a reprogramării întâlnirii (în cazul în care nu s-a putut participa la cea la care participantul s-a înscris inițial) și neprezentării la întâlnirea reprogramată, precum și în situația neprezentării la nicio întâlnire, atât participantul, cât şi instituţia angajatoare îşi asumă achitarea contravalorii tuturor cheltuielilor (cazare, masă, formare) susţinute de ANFP prin proiectul mai sus menţionat.

În cazul în care se dorește un supliment pentru cameră dublă, respectiv cazarea în cameră dublă împreună cu un însoțitor care nu participă la întâlnirea de lucru, vă rugăm să anunțați organizatorii în momentul confirmării participării, folosind datele de contact de mai jos. Însoțitorul va suporta individual cheltuielile de masă și cazare, acestea fiind achitate direct către unitatea hotelieră, la recepție. Suplimentele se achită la recepție, la momentul check-in-ului!

Orice anulare parțială sau totală a serviciilor de cazare și masă pentru însoțitor va fi făcută în scris/prin email organizatorilor la adresa gabriela.ivanciu@avangarde-events.ro, cu cel putin 3 zile înainte de data cazării,  în caz contrar însoțitorul (sau participantul) va suporta integral valoarea serviciilor comandate și neutilizate.

Orice consumație adițională, inclusiv consumația de la mini-bar nu este asigurată și se va achita individual de către participanți și achitate în momentul plecării, la recepția hotelului. Camerele se eliberează în ziua plecării până la ora 12:00. Bagajele vor putea fi depozitate într-un spațiu special amenajat al hotelului, cu acces securizat, până la finalizarea întâlnirii de lucru. 

3. Decontarea transportului și completarea ordinului de deplasare – vă rugăm sa citiți cu atenție!

Decontarea costurilor de transport va fi asigurată direct de către SC Avangarde Business Group SRL, care va centraliza documentele (în original) aferente decontului de transport intern al participanților.

Conform legislației în vigoare, Hotărârea Guvernului nr. 714 /2018, intrată în vigoare la 1 ianuarie 2019, vă rugăm să aveți în vedere că sunt eligibile spre decontare următoarele tipuri de cheltuieli aferente transportului participanților:

Costurile de transport sunt suportate din proiect conform documentelor justificative în limita a 214,20 lei cu TVA/ persoană (180 lei fără TVA/ persoană).

Asigurarea serviciilor de cazare și decontarea cheltuielilor de transport se realizează în baza ordinului de deplasare completat corect (din ziua sosirii, inclusiv ziua de duminică pentru persoanele cazate, până în ziua plecării, inclusiv), semnat și ștampilat (atât la locul de plecare, cât și la locul de sosire), având număr de înregistrare de la instituția emitentă, în care sunt menționate atât localitatea de plecare, cât și orașul–destinație, scopul deplasării (de ex. participare la întâlnirea fată-înfată din cadrul comunității de practică ETICA Județean) și mijlocul de transport (pentru transport auto se solicită și numărul de înmatriculare al autovehiculului).

Decontul transportului dus-întors pe ruta localitatea în care își are sediul instituția de unde provine participantul  – Predeal /Sinaia/  București se va realiza conform normelor legale în vigoare – H.G. nr. 714/2018, în baza ordinului de deplasare completat, dar și în baza documentelor justificative de transport prezentate în original:

• Pentru transportul cu autoturismul:
  • bon/bonuri taxe autostradă
  • bon/bonuri taxe de trecere a podurilor bac
  • bon/bonuri fiscale de combustibil
  • bon fiscal, pe care să fie trecut CUI: RO32128882

Atenție! Bonul de combustibil atașat decontului trebuie să fie emis la o stație de carburant din localitatea de domiciliu sau de pe traseul dintre aceasta și localitatea de desfășurare a evenimentului.

Bonurile pentru combustibil, aferente drumului retur (dacă primul bon nu acoperă cantitatea de combustibil aferentă drumului retur) vor putea fi trimise prin poștă/curier către SC Avangarde Business Group SRL în maximum 3 zile lucrătoare de la finalizarea evenimentului, data poștei și vor putea fi emise doar în ziua întoarcerii de la eveniment.

Nu se admit la decontare cheltuielile de transport pentru înapoiere, în cazul în care persoana, după terminarea activității, a rămas să își efectueze concediul de odihnă sau datorită altor cauze.

Bonul fiscal și factura (dacă este cazul) care atestă alimentarea cu combustibil trebuie să emise pe perioada deplasării trecută pe ordinul de deplasare (cu alimentare de pe traseul parcurs de participant din localitatea în care își are sediul instituția până la destinație).

Metoda de calcul pentru transport auto: 7,5 % consum x distanța cea mai scurtă calculată prin www.distanta.ro  x 2 ( dus-întors) x prețul carburantului de pe bonul emis în perioada deplasării (dacă sunt mai mult de 2 bonuri, se va lua în calcul primul preț în ordine cronologică). Se va deconta suma care reiese din calcul și care este acoperită de bonurile de carburant depuse în limita bugetului disponibil / participant.

• Pentru transportul cu autobuzul / cu trenul:
  • bilete/tichete de călătorie (în condiţiile şi în plafoanele prevăzute de dispoziţiile legale în vigoare);

Metoda de calcul pentru bonuri mijloace de transport în comun: se decontează suma înscrisă pe biletul/bonul orginal (biletele de întoarcere vor fi transmise ulterior prin poștă în termen de maximum trei zile lucrătoare de la încheierea evenimentului).

Se decontează transportul cu orice fel de tren, dupa tariful clasei a II-a, pe distanțe mai mici de 300 km și dupa tariful clasei I, pe distante mai mari de 300 km.

Lista documentelor justificative care trebuie predate la recepția evenimentului, în locurile marcate la loc vizibil cu inscripția Decont transport participanți, se completează cu:

• copie act de identitate
• ordin de deplasare completat, în original, semnat și ștampilat de instituția din care provine participantul și de unitatea hotelieră (completat cu data și ora de sosire și plecare în/din unitatea hotelieră), având nr. de înregistrare de la instituția care l-a eliberat, conform instrucțiunilor de completare de mai sus. 

!În cazul în care participanții sunt nevoiți să prezinte la entitatea de care aparțin ordinul de deplasare ștampilat de hotel/ unitatea de cazare, aceștia sunt rugați să vină cu 2 ordine de deplasare, pentru ca unul în original să rămână atașat la decontul de transport.

• bon/bonuri fiscale de combustibil emise pe perioada deplasării trecută pe ordinul de deplasare (cu alimentare de pe traseul parcurs de participant din localitatea în care își are sediul entitatea până la destinație), pe care SC Avangarde Business Group SRL va înscrie numărul mașinii și numele persoanei care solicita decontul – conform H.G. nr. 714/2018; pe bon trebuie să fie trecut CUI: RO32128882
• bilet tren/autobuz sau alte documente, în original, după caz, emise pe perioada deplasării
• copie bilete tren/autobuz de întoarcere (dacă este cazul)
• formular decont completat, model anexat

Modul de colectare/transmitere a documentelor aferente costurilor de transport și rambursarea acestora:

Documentele de transport în original și complete vor fi transmise, în termen de trei zile de la finalizarea sesiunii de consultare, prin poștă/curier la sediul SC Avangarde Business Group SRL, RO32128882, J40/10109/2013, Adresa: Str. Episcop Chesarie, nr. 22, Sector 4, Bucuresti, cu mențiunea pe plic „Numele participantului, Decont ANFP, perioada de desfasurare a evenimentului” și scanat la adresa de e-mail: gabriela.ivanciu@avangarde-events.ro.

Decontarea cheltuielilor se va face în sistem ramburs, în contul bancar menționat de participant în Formularul de decont. Decontarea se va face în termen de 10 zile lucrătoare de la primirea documentelor de la dvs./finalizarea evenimentului, așa cum sunt acestea prezentate mai sus (vor fi deci virate, cumulat, sumele aferente transportului dus-întors). Pentru participanţii care realizează deplasarea cu mijloace auto, decontarea se va realiza în termen de maximum 10 zile lucrătoare de la data primirii ultimului document justificativ, prin virament bancar. Nu se va realiza plata decontului cash sau prin mandat poștal.

Nerespectarea prevederilor din procedura mai sus detaliată determină neeligibilitatea cheltuielilor, fapt pentru care sumele solicitate nu vor putea fi decontate!

Detalii suplimentare privind participarea și informațiile logistice puteți solicita la adresa de e-mail  gabriela.ivanciu@avangarde-events.ro.

Vă mulțumim pentru timpul acordat citirii acestui material informativ!

personal;

-      cheltuielile de transport, în cazul în care solicitantul întrerupe participarea la eveniment din cauza unor interese personale;

-      cheltuielile de transport în interiorul localităților, în România.

Pentru decontarea transportului cu autoturismul proprietate personală, participanții vor avea grijă să anexeze, alături de formularul de decont și ordinul de deplasare:

 Copie buletin/carte de identitate semnată pentru conformitatea cu originalul;

 Bonul fiscal și factura (dacă este cazul) care atestă alimentarea cu combustibil sau bonul fiscal cu ștampila furnizorului și numărul mașinii trecute pe spate;